Apa yang dimaksud dengan organisasi bisnis yang efektif? Jawabannya cukup luas dan beragam. Namun ada satu aspek operasional bisnis yang sering diabaikan. Ini adalah penulisan bisnis.
Komunikasi bisnis yang efektif penting dalam operasional sehari-hari suatu perusahaan. Selain itu, hal ini dapat menentukan apakah perusahaan mendapat untung atau rugi. Selain itu, hal ini mempengaruhi organisasi bisnis di berbagai tingkat mulai dari individu hingga pemimpin perusahaan.
1. Untuk menyampaikan informasi
Peran penting penulisan bisnis dalam suatu organisasi adalah untuk berbagi informasi. Baik itu statistik penjualan terbaru atau proyeksi penjualan, rencana bisnis, proposal pemasaran, komunikasi data yang tepat sangatlah penting. Keberhasilan suatu organisasi bisnis bergantung pada kualitas informasi yang disampaikan melalui orang-orangnya.
2. Untuk membenarkan suatu tindakan
Alasan lain mengapa orang berkomunikasi adalah untuk membenarkan atau menjelaskan suatu tindakan. Salah satu contohnya adalah menulis laporan kejadian. Orang tersebut menjelaskan apa yang terjadi sehingga perusahaan dapat memahami suatu peristiwa dengan lebih baik. Pembenaran dan penjelasan mengharuskan penulis mengemukakan sedetail mungkin untuk mengkomunikasikan pemikirannya dengan jelas.
3. Untuk mempengaruhi tindakan
Menulis bisnis sering kali merupakan cara untuk memengaruhi orang lain. Contoh bagusnya adalah menyajikan proposal bisnis, rencana pemasaran, atau proposal proyek. Dengan merinci informasi terkait, penulis berupaya mempengaruhi keputusan. Mempengaruhi orang lain adalah ciri komunikasi bisnis yang efektif.
4. Untuk menyampaikan kabar baik atau buruk
Tempat kerja adalah tempat yang dinamis. Ini menawarkan kabar baik dan buruk kepada karyawan setiap hari. Melalui komunikasi bisnis yang baik, berita buruk ditulis dengan baik untuk meringankan dampaknya. Demikian pula kabar baik ditonjolkan sekadar untuk memberi penekanan. Mulai dari mendapatkan kenaikan gaji hingga berbagi prestasi perusahaan. Di sisi lain, hal ini dapat memberikan kenyataan yang suram seperti skorsing, atau bahkan PHK.
5. Untuk mengarahkan tindakan
Terakhir, penulisan bisnis yang efektif bertujuan mengarahkan pembaca pada tindakan yang benar. Banyak dokumen perusahaan seperti manual SOP, buku pegangan karyawan, manual instruksi teknis dan sejenisnya menawarkan informasi eksplisit. Agar korespondensi perusahaan dapat mengarahkan tindakan karyawan, korespondensi tersebut harus jelas dan ringkas. Sayangnya, banyak kegagalan dalam komunikasi diakibatkan oleh pernyataan yang tidak jelas dan bertentangan.
Dengan mengingat 5 alasan korespondensi perusahaan ini, seorang penulis dapat menulis komunikasi bisnis secara efektif. Selain itu, gaya penulisan yang tepat berasal dari tujuan penulisan bisnis yang jelas dan efektif.